Das ist heute Alltag im Vereinsleben: Anfragen und Angebote werden per E-Mail geschrieben, Rechnungen kommen per elektronischer Post herein. Doch genau hier heißt es aufpassen, denn: alle steuerlich relevanten Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.

Für den Fiskus gilt eine E-Mail als ein originär digitales Dokument, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar archiviert werden muss. Denn wenn der Betriebsprüfer des Finanzamtes beim Verein zur Prüfung kommt, gilt nach § 147 der Abgabenordnung (AO): Der Prüfer hat auch Zugriff auf alle E-Mails, die für die Besteuerung (und damit auch für Fragen der Gemeinnützigkeit) des Vereins von Relevanz sind.

Werden solche E-Mails  für die eine Aufbewahrungspflicht von 6 bzw. 10 Jahren besteht nicht archiviert, kann der Prüfer Umsätze und Gewinn schätzen. So kann es sein, dass der Verein dann für zurückliegende Jahre oberhalb der steuerlich relevanten Grenze von 35.000 Euro Umsatz pro Jahr im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder von 45.000 Euro im Zweckbetrieb von Sportvereinen liegt.

Quelle: Vereinsinfobrief 1/2017

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