Was bei Rechnungen gang und gäbe ist, geht bei Spendenbescheinigungen nicht so einfach: der digitale Versand. Das Bundesministerium der Finanzen klärt jetzt die Voraussetzungen dafür.

Die Frage, ob elektronisch (also z.B. per E-Mail) an den Spender übersandte Zuwendungsbestätigungen anerkannt werden können, beantwortet das Bundesministerium der Finanzen (BMF) wie folgt: Das geht nur nach dem Verfahren für maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen. Danach wird eine Zuwendungsbestätigung ohne eigenhändige Unterschrift anerkannt, wenn die gemeinnützige Einrichtung die Nutzung eines entsprechenden Verfahrens beim zuständigen Finanzamt gemeldet hat (R 10b.1 Abs. 4 Einkommensteuer-Richtlinien).

Mit dieser Anmeldung muss sie bestätigen, dass folgende Voraussetzungen eingehalten werden:

  • Die Zuwendungsbestätigungen entsprechen dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck.
  • Die Zuwendungsbestätigungen enthalten die Angabe über die Anzeige an das Finanzamt.
  • Eine rechtsverbindliche Unterschrift wird beim Druckvorgang als Faksimile eingefügt oder es wird beim Druckvorgang eine solche Unterschrift in eingescannter Form verwendet.
  • Das Verfahren ist gegen unbefugten Eingriff gesichert, d. h. nur die im Verein zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen berechtigten Vorstandsmitglieder oder entsprechend Bevollmächtigte haben Zugriff.
  • Das Buchen der Zahlungen in der Finanzbuchhaltung und das Erstellen der Zuwendungsbestätigungen sind miteinander verbunden und die Summen können abgestimmt werden.
  • Aufbau und Ablauf des bei der Zuwendungsbestätigung angewandten maschinellen Verfahrens sind für die Finanzbehörden innerhalb angemessener Zeit prüfbar (analog § 145 Abgabenordnung); dies setzt eine Dokumentation voraus, die den Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme genügt.

Die Meldung erfolgt mit formlosen Schreiben. Eine ausdrückliche Bestätigung oder Genehmigung durch das Finanzamt ist nicht erforderlich. Die Vorgaben sollten aber unbedingt eingehalten werden, weil der Verein für fehlerhaft ausgestellte Bescheinigungen haftet.

Maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen sind nur bei Geldspenden, nicht bei Sach- und Aufwandsspenden möglich. Es muss ich bei der digitalen Zuwendungsbestätigung um ein schreibgeschütztes Dokument handeln. Typischerweise kommt also eine PDF-Datei in Frage. Für den Steuerabzug kann der Zuwendungsempfänger den Ausdruck des entsprechenden Dokuments dann selbst übernehmen.

Hinweise:
Seit Anfang des Jahres müssen Zuwendungsbestätigungen nicht mehr beim Finanzamt eingereicht werden. Es genügt, sie aufzubewahren. Das ist dann auch in digitaler Form möglich. Nach wie vor nicht möglich ist die elektronische Übermittlung der Zuwendungsbestätigung an das Finanzamt nach § 50 Abs. 1a. Einkommensteuer-Durchführungsverordnung, weil das entsprechende Modul noch nicht in ELSTER zur Verfügung steht. Bundesministerium der Finanzen, 6.02.2017, IV C 4 – S 2223/07/0012

Quelle: Vereinsinfobrief Nr. 323 (3/2017), verantwortlich für den Inhalt: Wolfgang Pfeffer www.vereinsknowhow.de.

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